Signer un bail depuis son téléphone, réaliser l'état des lieux sur une tablette, recevoir les quittances par courriel : la location s'est largement dématérialisée. Pour le propriétaire comme pour le locataire, c'est un gain de temps. Mais le jour où un litige éclate, par exemple sur des loyers impayés ou des dégradations, une question se pose : ces documents numériques ont-ils la même force qu'un document papier signé à la main ? La réponse est oui, à certaines conditions.

La signature électronique a la même valeur que la signature manuscrite

Le Code civil reconnaît l'écrit électronique comme preuve au même titre que l'écrit papier, à condition que son auteur puisse être dûment identifié et que le document soit conservé dans des conditions qui en garantissent l'intégrité. La signature électronique est valable dès lors qu'elle repose sur un procédé fiable d'identification, garantissant son lien avec l'acte. Au niveau européen, le règlement eIDAS distingue plusieurs niveaux de signature : simple, avancée et qualifiée. Seule la signature qualifiée bénéficie d'une présomption de fiabilité, mais les autres niveaux restent recevables en justice.

Pour un bail d'habitation, une plateforme de signature reconnue, qui conserve un dossier de preuve avec l'horodatage, l'adresse électronique et parfois un code reçu par SMS, offre en pratique une sécurité suffisante.

Le bail électronique : quelques précautions

Le bail doit respecter le contrat type prévu par la réglementation et comporter ses annexes obligatoires : diagnostics, notice d'information, et, pour un logement en copropriété, extrait du règlement de copropriété. Chaque partie doit pouvoir en conserver un exemplaire. Il est conseillé de télécharger et d'archiver le fichier signé et le certificat de signature, plutôt que de compter uniquement sur l'espace en ligne de la plateforme, qui peut disparaître ou changer de conditions.

Lorsqu'une caution s'engage, son acte peut lui aussi être signé électroniquement. Il doit contenir les mentions exigées par la loi et elle doit recevoir un exemplaire du bail.

L'état des lieux sur tablette

L'état des lieux d'entrée et de sortie peut être établi sous forme électronique. Le décret de 2016 qui en fixe le contenu le prévoit expressément. Les applications spécialisées permettent de décrire chaque pièce, d'ajouter des photos horodatées et de faire signer les deux parties sur l'écran. Ces photos sont souvent décisives en cas de contestation sur le dépôt de garantie.

Attention cependant : une signature tracée du doigt sur une tablette, sans autre élément d'identification, a une valeur probante plus discutable qu'une signature électronique avancée. Le mieux est que chaque partie reçoive immédiatement par courriel une copie du document signé.

Quittances, avis d'échéance et échanges par courriel

Le bailleur doit remettre gratuitement une quittance au locataire qui en fait la demande. Avec l'accord du locataire, elle peut être transmise par voie dématérialisée. Les échanges de courriels et de messages peuvent également servir de preuve, par exemple pour démontrer qu'un locataire a reconnu sa dette ou promis un paiement. Il faut les conserver, de préférence en exportant les fils de discussion complets.

Ce que le numérique ne remplace pas

Certains actes ne peuvent pas être dématérialisés librement. Le commandement de payer visant la clause résolutoire doit être délivré par un commissaire de justice. Le congé donné par le bailleur doit être notifié par lettre recommandée, par acte de commissaire de justice ou remis en main propre contre émargement. Un simple courriel ne suffit pas. En cas d'impayé, il est donc important de ne pas confondre la souplesse des échanges quotidiens avec la rigueur des actes de procédure.

Conclusion

La location numérique est fiable, à condition de choisir des outils sérieux et d'archiver soigneusement chaque document. Le jour d'un litige, un dossier électronique bien tenu vaut un classeur papier. Pour engager une procédure à partir de ces pièces, faire appel à un avocat qui défend les propriétaires face aux impayés permet de vérifier que chaque preuve sera recevable.